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編史修志，是我國(guó)優(yōu)良的文化傳統(tǒng)之一，自古以來(lái)方志與檔案資料就結(jié)下了不解之緣，80年代以來(lái)，全國(guó)各地先后掀起了修志高潮，2003年內(nèi)蒙古自治區(qū)人民政府決定，開展第二屆新方志編纂工作，這必將及大地推動(dòng)方志編纂工作的開展，給方志寶庫(kù)添加新的光彩。修志完成后，如何將方志資料建檔，筆者談一下粗淺看法，以同仁賜教。

    一、方志資料建檔工作的必要性

胡喬木在全國(guó)地方志工作第一次會(huì)議上明確提出“地方志是一部樸實(shí)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒖茖W(xué)的資料匯集，地方志的價(jià)值，在于它提供科學(xué)的檔案資料”。但是，對(duì)于修志過(guò)程中征集和形成的檔案資料要不要立卷歸檔，目前有著不同的說(shuō)法，有人說(shuō)，資料是為修志服務(wù)的，縣志修成了，是資料高度集中，是最好的檔案，其余的材料沒(méi)必要立卷歸檔。其實(shí)這些材料，有的是領(lǐng)導(dǎo)和組織管理修志的文件和經(jīng)驗(yàn)材料；有的是編纂志書的業(yè)務(wù)理論和指導(dǎo)材料；有的是編纂和理論研究成果；有的是編志廣征的大量素材。它們都是研究縣志的重要材料。一部志書的優(yōu)劣成敗，全在于資料的多寡和翔實(shí)，資料的來(lái)源首位就是檔案資料，它占全書文字總量的70％左右，甚至成為志書的“骨架”。所以，在修志主體完成之后不抓緊將這些檔案資料及時(shí)立卷歸檔，使大量的珍貴的歷史資料散失掉，會(huì)給修志工作帶來(lái)很大損失，因此，我們必須認(rèn)識(shí)到方志資料建檔工作的必要性。

    二、方志資料的歸檔范圍 

筆者認(rèn)為，做好方志資料的立卷歸檔工作，重要的是必須明確歸檔范圍，歸檔范圍確定的恰當(dāng)與否，將直接影響建檔工作的質(zhì)量。依據(jù)縣級(jí)方志資料的內(nèi)容數(shù)量，我們可以歸納以下10個(gè)方面：1.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)的縣級(jí)修志機(jī)構(gòu)的設(shè)置、編制、人員工資、經(jīng)費(fèi)；2.修志工作的計(jì)劃安排、總結(jié)等文件；3.上級(jí)頒發(fā)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)理論研究的文件材料；4.上級(jí)針對(duì)本級(jí)修志管理、行政領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、調(diào)查研究所發(fā)的通知、通報(bào)、決定；5.上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本級(jí)有關(guān)修志工作的經(jīng)驗(yàn)材料、發(fā)言材料；6.本級(jí)形成的修志管理工作、行政管理工作的文件材料、圖表、照片、錄音帶、錄像帶；7.本級(jí)形成的修志業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)理論研究方面的文件材料；8.本級(jí)形成的志書清樣、底稿、定稿、歷次修改稿及本級(jí)志稿的評(píng)稿、審稿材料；9.本級(jí)收集、征集的檔案資料，口碑材料、回憶錄、歷史照片等；10.本級(jí)收集的有關(guān)本縣的歷屆志書、史料等。

    三、方志資料的收集

做好方志資料的建檔工作，收集工作是關(guān)鍵。我們將方志資料確定歸檔范圍后，按歸檔范圍開始進(jìn)行收集，收集工作要把握以下幾點(diǎn)：一是管理人員要做到積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)。通過(guò)各種形式，擴(kuò)大宣傳、提高認(rèn)識(shí)，取得全社會(huì)對(duì)資料收集工作的支持。其次，應(yīng)采取重點(diǎn)收集和普遍收集結(jié)合方式，再次，加強(qiáng)與各單位協(xié)作，以利于資料收集，以促進(jìn)資料編寫；二是隨時(shí)隨地收集，對(duì)資料的收集，要力爭(zhēng)做到隨時(shí)隨地，因?yàn)橘Y料隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)收集不但有利于利用，而且還防止損壞散失；三是要多途徑、多方式收集。因方志資料來(lái)源比較廣泛，其途徑和方式也應(yīng)多種多樣，歸納起來(lái)通常有接收、征集、復(fù)制等。利用這些方法進(jìn)行收集就會(huì)使方志資料門類齊全、完整。

    四、認(rèn)真做好方志資料的整理工作

一般來(lái)說(shuō)，方志資料的歸檔范圍確定收集工作完成后，下一步的工作就是分類整理，鑒于方志資料檔案這一特點(diǎn)，我們可以把方志檔案定為專門檔案或?qū)I(yè)檔案，按專門檔案分類方案原則可按問(wèn)題分類，可分為：1、行政管理類：含行政管理和業(yè)務(wù)管理工作的文件、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)計(jì)材料、圖表、聲像等；2、編纂研究類：含業(yè)務(wù)指導(dǎo)講課、理論研究、評(píng)稿、審稿、歷次修改稿等；3、編纂成果類：含縣志、總志、分志的定稿、清樣、志書；4、編纂素材類：含收集、征集手工藝反映本縣歷史的資料、口碑資料、回憶錄、照片等。以上材料分類之后，根據(jù)文件材料的使用價(jià)值，劃分保管期限、裝訂、編目、上架。以上程序完成后，標(biāo)志著方志資料建檔工作已基本完畢。

地方志是一種以區(qū)域?yàn)橹行模浭瞿骋坏貐^(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等歷史資料的總匯。它為本地區(qū)科學(xué)研究和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了科學(xué)翔實(shí)的不可缺少的寶貴資料。因此，方志資料的建檔工作是十分必要的。

（作者單位：內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗檔案局）