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當(dāng)前位置:內(nèi)蒙古區(qū)情網(wǎng)  /  數(shù)字史志  /  期刊  /  方志期刊  /  2007年  /  第五期

第五期

  • (檔案工作)試論檔案“信息資源”開發(fā)與利用
  •     隨著人類知識生產(chǎn)的日新月異,檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源,越來越被人們和社會高度重視和利用。切實加強(qiáng)檔案的利用和服務(wù),開發(fā)檔案信息資源,以適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要,使之更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù),已成為檔案管理工作的重要任務(wù)。因此,在當(dāng)前如何創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)、利用,筆者愿作一探討:
      一、檔案信息資源開發(fā)要創(chuàng)新
      檔案工作的逐步社會化,要求檔案信息資源的開發(fā)必須與時俱進(jìn),以社會需求為導(dǎo)向。在經(jīng)濟(jì)社會不僅是一種重要的資源,而且是開展各項工作必不可少的基礎(chǔ)性條件。信息的適時、高效提供是社會實現(xiàn)良性發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案工作的社會使命決定了市場經(jīng)濟(jì)下的檔案信息資源開發(fā)必須提供更多、更準(zhǔn)、更適時的信息來服務(wù)于社會。否則,檔案工作就有可能失去它的功能和存在的意義。
      檔案信息資源開發(fā)是以檔案工作社會化為背景,以社會需求為導(dǎo)向的活動。21世紀(jì)以來,檔案事業(yè)也發(fā)生了巨大的變化。隨著社會信息化程度的不斷提高,改革和對外開發(fā)的日益深入,公民信息權(quán)意識的覺醒,以市場基礎(chǔ)的利益高度多元化的社會態(tài)勢的確立,都使得檔案工作領(lǐng)域隨著“周邊環(huán)境”的變化而不斷拓展,進(jìn)一步走向社會化。檔案工作從以為單位、為政府機(jī)構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導(dǎo)檔案工作。這意味著社會文明程度的提高對信息需求程度的深化,檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。這正是檔案開發(fā)的深層社會背景。
      二、檔案資源要門類齊全、結(jié)構(gòu)合理
      1.豐富館(室)藏檔案是做好利用服務(wù)的前提
      豐富館藏并不是要單純地追求檔案資料的數(shù)量而忽略質(zhì)量,而是要在結(jié)構(gòu)合理保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上增加檔案資料的數(shù)量。目前檔案室所保存的檔案中文書檔案占的比重很大,科技、會計、聲像、光盤、磁盤等檔案很少,從檔案的保存價值上看,科技、會計等檔案發(fā)揮的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益要超過文書檔案,所以檔案室要在接收機(jī)關(guān)檔案的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)接收一些有代表性的科研、教育、衛(wèi)生、文化藝術(shù)、農(nóng)牧林水、工業(yè)交通等二級單位以及企業(yè)的檔案進(jìn)室,對撤并、轉(zhuǎn)制單位及破產(chǎn)企業(yè)有價值的檔案全部接收進(jìn)室。促使檔案室的結(jié)構(gòu)合理,優(yōu)化室藏,充分發(fā)揮檔案的利用價值。
      2、檔案信息資源開發(fā)地對象是館(室)藏檔案。
      沒有數(shù)量豐富的藏,檔案信息資源開發(fā)的實踐就成了無源之水、無本之木;沒有高質(zhì)量的、蘊(yùn)含重要價值的檔案實體,開發(fā)工作就失去了真正的價值和目的。因此(室)藏檔案資源必須從數(shù)量充分和質(zhì)量優(yōu)化兩個方面加強(qiáng)建設(shè)。“數(shù)量充分”是指所藏檔案必須是門類齊全、收藏完整的基礎(chǔ)上有足夠的數(shù)量?!百|(zhì)量優(yōu)化”是指所藏檔案價值確鑿,成份充實,結(jié)構(gòu)合理?!皟r值確鑿”是指所藏檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定程序,確有現(xiàn)實和研究價值?!俺煞莩鋵崱笔侵笝n案記述的信息內(nèi)容必須詳實,能夠反映出政治、經(jīng)濟(jì)等各方面的內(nèi)容。“結(jié)構(gòu)合理”是指館藏檔案的門類齊全,既有文書檔案,又有科技檔案和各種專門檔案。
      依此標(biāo)準(zhǔn),我國的檔案信息資源還存在一定的差距。在檔案資源及實踐中,由于受相關(guān)檔案法規(guī)、制度的不健全,宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)機(jī)制欠缺,鑒定工作流于形式,檔案工作人員認(rèn)識的局限,物質(zhì)保障不足等多方面影響與制約,導(dǎo)致館(室)藏檔案數(shù)量巨增,大量已失去價值或根本無價的檔案充塞庫房。因此,我們必須根據(jù)社會信息化的發(fā)展趨勢及其要求,加強(qiáng)檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào),不斷完善檔案價值鑒定機(jī)制,建立科學(xué)的鑒定標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的理論研究,確立館(室)藏檔案資源體系構(gòu)建原則與模式,合理配置館(室)藏結(jié)構(gòu),豐富檔案的種類,增強(qiáng)館(室)藏檔案的特色。因此,在強(qiáng)調(diào)檔案信息資源開發(fā)的同時,必須重視檔案信息資源建設(shè),既要抓好檔案信息資源儲備,又要從源頭上嚴(yán)密監(jiān)控檔案信息資源的質(zhì)量,保證信息資源開發(fā)的價值。
      三、檔案信息資源要實現(xiàn)有效利用
      檔案信息資源開發(fā)是一項以實現(xiàn)檔案價值為目的信息服務(wù)工作,“信息資源”開發(fā)概念的提出表明了人們對檔案利用工作認(rèn)識的深化。使其工作重心從注重檔案實體的管理利用轉(zhuǎn)向檔案“信息資源”的開發(fā)利用,在注重檔案自身原始憑證性的同時進(jìn)而轉(zhuǎn)向?qū)n案“信息資源”的關(guān)注,重在解決檔案信息的傳播與共享。檔案“信息資源”開發(fā)使傳統(tǒng)檔案利用工作,實現(xiàn)了一種真正的跨越,其實質(zhì)是讓有現(xiàn)實開發(fā)價值的檔案信息從檔案中浮現(xiàn)出來,充分發(fā)揮檔案信息的功能,最終實現(xiàn)檔案的內(nèi)在價值。更進(jìn)一步來說,信息資源開發(fā)地對象將不僅限于檔案信息,而是致力于檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔①Y源”,從而形成知識資產(chǎn),使檔案中蘊(yùn)藏的“信息資源”轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力和競爭力,實現(xiàn)檔案信息資源的創(chuàng)新和共享,使檔案“信息資源”在利用中實現(xiàn)它的經(jīng)濟(jì)價值和產(chǎn)生巨大的社會效益。
      檔案“信息資源”的開發(fā)是檔案科學(xué)管理和研究工作的有機(jī)結(jié)合,是“信息資源”積累發(fā)展到一定程度由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化,是實現(xiàn)檔案價值和檔案工作價值的勞動過程。因此,提供檔案信息為社會實踐服務(wù)是檔案“信息資源”開發(fā)的最終目標(biāo)。沒有這個目標(biāo),檔案信息資源開發(fā)實踐過程也就失去了它存在的意義。多元化檔案利用服務(wù)機(jī)制是檔案信息資源開發(fā)工作的主體內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式,諸如:閱覽服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、提供檔案復(fù)制件、檔案編研服務(wù)等等,為滿足檔案利用者的需求提供了可能。但是,隨著社會環(huán)境的發(fā)展變化,人們的生活方式、目標(biāo)、所面臨的問題也都發(fā)生了變化,從而使檔案利用需求呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn):檔案利用者的層面在擴(kuò)展,主要利用者從黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員向科研人員、學(xué)者、工人、農(nóng)民等方面擴(kuò)展。我們檔案工作者要積極創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,著眼于服務(wù)市場經(jīng)濟(jì)、服務(wù)和諧社會。而建立多元化檔案利用服務(wù)機(jī)制應(yīng)該立足于原有利用服務(wù)方式,加以深化和拓展檔案資料進(jìn)行專題研究、編撰出版一直是檔案部門開展檔案信息資源開發(fā)利用的一條重要途徑。
      四、加強(qiáng)服務(wù)意識,增加服務(wù)方式,擴(kuò)大服務(wù)空間,提高服務(wù)水平
      收集和管理檔案的目的是提供利用,保管的檔案只有通過利用才能充分發(fā)揮檔案的作用。因此除了被動服務(wù)外,還要采取舉辦展覽、主動咨詢、跟蹤、電話查詢等各種形式的服務(wù)。擴(kuò)大檔案的利用范圍,提高檔案服務(wù)的針對性和時效性。
      1.圍繞中心工作開展利用服務(wù)
      隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展,檔案工作從為政治服務(wù)轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),做到經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里,檔案工作延伸到哪里。檔案工作人員要主動了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和各部門的中心工作,然后根據(jù)需要送卷上門。積極向機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各類經(jīng)濟(jì)組織提供檔案信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的檔案信息資料。
      2、要為社會各方面利用服務(wù)
      近年來,社會檔案意識有所提高,人們對檔案和檔案工作有一個相對客觀的看法,除了檔案工作領(lǐng)域拓寬,檔案宣傳工作轟轟烈烈以外,在很大程度上也是因為檔案和檔案工作對社會對個人發(fā)揮過很大作用。因此要積極使檔案工作滲透到社會各個領(lǐng)域,為其提供全面、系統(tǒng)、詳實的歷史信息資源和現(xiàn)實的信息服務(wù),走出一條符合社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的路子。

    (作者:中國工商銀行內(nèi)蒙古自治區(qū)分行)

  • 聲明: 轉(zhuǎn)載請注明來源于《內(nèi)蒙古區(qū)情網(wǎng)》官方網(wǎng)站
  • (檔案工作)試論檔案“信息資源”開發(fā)與利用
  •     隨著人類知識生產(chǎn)的日新月異,檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源,越來越被人們和社會高度重視和利用。切實加強(qiáng)檔案的利用和服務(wù),開發(fā)檔案信息資源,以適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要,使之更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù),已成為檔案管理工作的重要任務(wù)。因此,在當(dāng)前如何創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)、利用,筆者愿作一探討:
      一、檔案信息資源開發(fā)要創(chuàng)新
      檔案工作的逐步社會化,要求檔案信息資源的開發(fā)必須與時俱進(jìn),以社會需求為導(dǎo)向。在經(jīng)濟(jì)社會不僅是一種重要的資源,而且是開展各項工作必不可少的基礎(chǔ)性條件。信息的適時、高效提供是社會實現(xiàn)良性發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案工作的社會使命決定了市場經(jīng)濟(jì)下的檔案信息資源開發(fā)必須提供更多、更準(zhǔn)、更適時的信息來服務(wù)于社會。否則,檔案工作就有可能失去它的功能和存在的意義。
      檔案信息資源開發(fā)是以檔案工作社會化為背景,以社會需求為導(dǎo)向的活動。21世紀(jì)以來,檔案事業(yè)也發(fā)生了巨大的變化。隨著社會信息化程度的不斷提高,改革和對外開發(fā)的日益深入,公民信息權(quán)意識的覺醒,以市場基礎(chǔ)的利益高度多元化的社會態(tài)勢的確立,都使得檔案工作領(lǐng)域隨著“周邊環(huán)境”的變化而不斷拓展,進(jìn)一步走向社會化。檔案工作從以為單位、為政府機(jī)構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導(dǎo)檔案工作。這意味著社會文明程度的提高對信息需求程度的深化,檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。這正是檔案開發(fā)的深層社會背景。
      二、檔案資源要門類齊全、結(jié)構(gòu)合理
      1.豐富館(室)藏檔案是做好利用服務(wù)的前提
      豐富館藏并不是要單純地追求檔案資料的數(shù)量而忽略質(zhì)量,而是要在結(jié)構(gòu)合理保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上增加檔案資料的數(shù)量。目前檔案室所保存的檔案中文書檔案占的比重很大,科技、會計、聲像、光盤、磁盤等檔案很少,從檔案的保存價值上看,科技、會計等檔案發(fā)揮的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益要超過文書檔案,所以檔案室要在接收機(jī)關(guān)檔案的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)接收一些有代表性的科研、教育、衛(wèi)生、文化藝術(shù)、農(nóng)牧林水、工業(yè)交通等二級單位以及企業(yè)的檔案進(jìn)室,對撤并、轉(zhuǎn)制單位及破產(chǎn)企業(yè)有價值的檔案全部接收進(jìn)室。促使檔案室的結(jié)構(gòu)合理,優(yōu)化室藏,充分發(fā)揮檔案的利用價值。
      2、檔案信息資源開發(fā)地對象是館(室)藏檔案。
      沒有數(shù)量豐富的藏,檔案信息資源開發(fā)的實踐就成了無源之水、無本之木;沒有高質(zhì)量的、蘊(yùn)含重要價值的檔案實體,開發(fā)工作就失去了真正的價值和目的。因此(室)藏檔案資源必須從數(shù)量充分和質(zhì)量優(yōu)化兩個方面加強(qiáng)建設(shè)?!皵?shù)量充分”是指所藏檔案必須是門類齊全、收藏完整的基礎(chǔ)上有足夠的數(shù)量?!百|(zhì)量優(yōu)化”是指所藏檔案價值確鑿,成份充實,結(jié)構(gòu)合理。“價值確鑿”是指所藏檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定程序,確有現(xiàn)實和研究價值?!俺煞莩鋵崱笔侵笝n案記述的信息內(nèi)容必須詳實,能夠反映出政治、經(jīng)濟(jì)等各方面的內(nèi)容。“結(jié)構(gòu)合理”是指館藏檔案的門類齊全,既有文書檔案,又有科技檔案和各種專門檔案。
      依此標(biāo)準(zhǔn),我國的檔案信息資源還存在一定的差距。在檔案資源及實踐中,由于受相關(guān)檔案法規(guī)、制度的不健全,宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)機(jī)制欠缺,鑒定工作流于形式,檔案工作人員認(rèn)識的局限,物質(zhì)保障不足等多方面影響與制約,導(dǎo)致館(室)藏檔案數(shù)量巨增,大量已失去價值或根本無價的檔案充塞庫房。因此,我們必須根據(jù)社會信息化的發(fā)展趨勢及其要求,加強(qiáng)檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào),不斷完善檔案價值鑒定機(jī)制,建立科學(xué)的鑒定標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的理論研究,確立館(室)藏檔案資源體系構(gòu)建原則與模式,合理配置館(室)藏結(jié)構(gòu),豐富檔案的種類,增強(qiáng)館(室)藏檔案的特色。因此,在強(qiáng)調(diào)檔案信息資源開發(fā)的同時,必須重視檔案信息資源建設(shè),既要抓好檔案信息資源儲備,又要從源頭上嚴(yán)密監(jiān)控檔案信息資源的質(zhì)量,保證信息資源開發(fā)的價值。
      三、檔案信息資源要實現(xiàn)有效利用
      檔案信息資源開發(fā)是一項以實現(xiàn)檔案價值為目的信息服務(wù)工作,“信息資源”開發(fā)概念的提出表明了人們對檔案利用工作認(rèn)識的深化。使其工作重心從注重檔案實體的管理利用轉(zhuǎn)向檔案“信息資源”的開發(fā)利用,在注重檔案自身原始憑證性的同時進(jìn)而轉(zhuǎn)向?qū)n案“信息資源”的關(guān)注,重在解決檔案信息的傳播與共享。檔案“信息資源”開發(fā)使傳統(tǒng)檔案利用工作,實現(xiàn)了一種真正的跨越,其實質(zhì)是讓有現(xiàn)實開發(fā)價值的檔案信息從檔案中浮現(xiàn)出來,充分發(fā)揮檔案信息的功能,最終實現(xiàn)檔案的內(nèi)在價值。更進(jìn)一步來說,信息資源開發(fā)地對象將不僅限于檔案信息,而是致力于檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔①Y源”,從而形成知識資產(chǎn),使檔案中蘊(yùn)藏的“信息資源”轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力和競爭力,實現(xiàn)檔案信息資源的創(chuàng)新和共享,使檔案“信息資源”在利用中實現(xiàn)它的經(jīng)濟(jì)價值和產(chǎn)生巨大的社會效益。
      檔案“信息資源”的開發(fā)是檔案科學(xué)管理和研究工作的有機(jī)結(jié)合,是“信息資源”積累發(fā)展到一定程度由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化,是實現(xiàn)檔案價值和檔案工作價值的勞動過程。因此,提供檔案信息為社會實踐服務(wù)是檔案“信息資源”開發(fā)的最終目標(biāo)。沒有這個目標(biāo),檔案信息資源開發(fā)實踐過程也就失去了它存在的意義。多元化檔案利用服務(wù)機(jī)制是檔案信息資源開發(fā)工作的主體內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式,諸如:閱覽服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、提供檔案復(fù)制件、檔案編研服務(wù)等等,為滿足檔案利用者的需求提供了可能。但是,隨著社會環(huán)境的發(fā)展變化,人們的生活方式、目標(biāo)、所面臨的問題也都發(fā)生了變化,從而使檔案利用需求呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn):檔案利用者的層面在擴(kuò)展,主要利用者從黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員向科研人員、學(xué)者、工人、農(nóng)民等方面擴(kuò)展。我們檔案工作者要積極創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,著眼于服務(wù)市場經(jīng)濟(jì)、服務(wù)和諧社會。而建立多元化檔案利用服務(wù)機(jī)制應(yīng)該立足于原有利用服務(wù)方式,加以深化和拓展檔案資料進(jìn)行專題研究、編撰出版一直是檔案部門開展檔案信息資源開發(fā)利用的一條重要途徑。
      四、加強(qiáng)服務(wù)意識,增加服務(wù)方式,擴(kuò)大服務(wù)空間,提高服務(wù)水平
      收集和管理檔案的目的是提供利用,保管的檔案只有通過利用才能充分發(fā)揮檔案的作用。因此除了被動服務(wù)外,還要采取舉辦展覽、主動咨詢、跟蹤、電話查詢等各種形式的服務(wù)。擴(kuò)大檔案的利用范圍,提高檔案服務(wù)的針對性和時效性。
      1.圍繞中心工作開展利用服務(wù)
      隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展,檔案工作從為政治服務(wù)轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),做到經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里,檔案工作延伸到哪里。檔案工作人員要主動了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和各部門的中心工作,然后根據(jù)需要送卷上門。積極向機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各類經(jīng)濟(jì)組織提供檔案信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的檔案信息資料。
      2、要為社會各方面利用服務(wù)
      近年來,社會檔案意識有所提高,人們對檔案和檔案工作有一個相對客觀的看法,除了檔案工作領(lǐng)域拓寬,檔案宣傳工作轟轟烈烈以外,在很大程度上也是因為檔案和檔案工作對社會對個人發(fā)揮過很大作用。因此要積極使檔案工作滲透到社會各個領(lǐng)域,為其提供全面、系統(tǒng)、詳實的歷史信息資源和現(xiàn)實的信息服務(wù),走出一條符合社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的路子。

    (作者:中國工商銀行內(nèi)蒙古自治區(qū)分行)

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