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一、目錄編制的基本要求

（一）收錄范圍要廣泛

目錄除詳至條目外，還可把統(tǒng)計(jì)圖表、圖片、解釋性資料、小知識(shí)、相關(guān)鏈接、背景資料、補(bǔ)白等編入其中。為保持目錄的完整性，還應(yīng)將卷首、卷尾的資料收錄進(jìn)來(lái)。卷首資料主要有序言（或發(fā)刊詞）、編輯說(shuō)明（或凡例）、地圖、大事要聞圖片、年鑒編委會(huì)名單等。卷尾資料即索引后的內(nèi)容，包括編后語(yǔ)或跋，有的還包括編寫人員名單、圖片等。

地方綜合年鑒除輯錄豐富的文字資料外，還登載有大量的公益性和廣告性宣傳圖片。有的圖片按欄目化、專題化編排，資料性很強(qiáng)，本身就是地方綜合年鑒內(nèi)容的有機(jī)組成部分。這類圖片可按其所在位置，按順序與正文統(tǒng)一編排頁(yè)碼，也可以獨(dú)立成系統(tǒng)，按前后順序編成圖片插頁(yè)頁(yè)碼。與正文頁(yè)碼連排的，應(yīng)編入目錄中；圖片頁(yè)碼單獨(dú)排的，可在正文目錄后編成圖片插頁(yè)目錄，或在索引中編成圖片索引。

（二）準(zhǔn)確明了，與正文一致

準(zhǔn)確明了是編寫目錄的基木要求。目錄內(nèi)容由標(biāo)題和頁(yè)碼組成。頁(yè)碼是在類目、條目等上全標(biāo)，還是只標(biāo)在分目或條目上，各地的做法不盡相同。以書號(hào)形式出版的地方綜合年鑒，應(yīng)按照出版社的統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)碼；用刊號(hào)出版的地方綜合年鑒則比較靈活。

頁(yè)碼標(biāo)注要準(zhǔn)確無(wú)誤。在年鑒稿印刷前，務(wù)必進(jìn)行反復(fù)核對(duì)，防止因內(nèi)容版面變動(dòng)而造成頁(yè)碼差錯(cuò)。目錄中的各級(jí)標(biāo)題應(yīng)與正文標(biāo)題相一致，不可隨意縮減或增添文字。既不能用全稱代替簡(jiǎn)稱，也不能用簡(jiǎn)稱代替全稱。

（三）層次清晰，規(guī)范統(tǒng)一

目錄是框架的直接反映?？蚣苡卸嗌賹哟?，目錄就有多少層級(jí)。每一層級(jí)在目錄中都有不同的標(biāo)志，包括版面位置，字體、字號(hào)、占行、縮進(jìn)等。同一層級(jí)的標(biāo)題，所在位置、字體、字號(hào)、標(biāo)識(shí)、底色、占行都要相同。不同層級(jí)的標(biāo)題，在字體、字號(hào)、縮進(jìn)等方面要有區(qū)別，使目錄富有層次感。一般來(lái)說(shuō)，層級(jí)越高，字號(hào)越大、占行越多、標(biāo)題越醒目。目錄中的條目標(biāo)題最多，也在最低層，應(yīng)與全書中最基本的字體、字號(hào)相一致。頂級(jí)標(biāo)題的字號(hào)不宜太大，占行也不宜太多，否則會(huì)造成浪費(fèi)。

目錄以雙欄編排為宜。通欄編排不便于閱讀，而且會(huì)造成浪費(fèi)。三欄編排會(huì)出現(xiàn)許多折行，顯得擁擠，也不便于查詢。雙欄編排既具備二者優(yōu)點(diǎn)，又克服了二者的弊端。

二、目錄編制的方法

工具書目錄的編制方法有分類編排法、主題編排法、字序編排法、音序編排法、時(shí)序編排法等多種。地方綜合年鑒主要采取的是分類編排法。

（一）定版式

即確定版面欄數(shù)。根據(jù)地方綜合年鑒各級(jí)標(biāo)題特別是條目標(biāo)題的情況，以兩欄為宜。如果不編到條目標(biāo)題，標(biāo)題數(shù)字都不多，三欄也可以。

（二）定字體、字號(hào)

各級(jí)標(biāo)題在字體、字號(hào)上應(yīng)有區(qū)別。字體要莊重大方，不宜用藝術(shù)字，可選擇的字體主要有黑體、楷體、宋體等。黑體字不宜作為目錄中條目的標(biāo)題。字號(hào)從大到小，與標(biāo)題層級(jí)從高到低相一致，形成梯度，增加視覺效果。相鄰層級(jí)要有差距，但差距不可太大。例如類目用四號(hào)字，分目可選擇用五號(hào)字，條目用小五號(hào)字，條目標(biāo)題的字體、字號(hào)應(yīng)與正文中的主體內(nèi)容相一致。

（三）定占行

大小標(biāo)題占行是不同的。一級(jí)標(biāo)題要醒目，—般占3～5行，太多則浪費(fèi)版面。為了更加醒目，一些地方綜合年鑒還加上底色。二級(jí)標(biāo)題占2行即可。三級(jí)及三級(jí)以下標(biāo)題不以占行相區(qū)別，用其他方式加以區(qū)別。

（四）定縮進(jìn)、標(biāo)識(shí)

縮進(jìn)、標(biāo)識(shí)都是不同層級(jí)標(biāo)題之間相區(qū)別的輔助手段。一般來(lái)說(shuō)，一級(jí)標(biāo)題在欄中居中編排，且字號(hào)大、占行多，容易與其他層級(jí)標(biāo)題區(qū)分。二級(jí)標(biāo)題在欄中頂格編排，三級(jí)及三級(jí)以下標(biāo)題退縮1～2字。標(biāo)識(shí)加在二、三層級(jí)標(biāo)題或附件標(biāo)題之前（不標(biāo)在條目標(biāo)題之前），引人注目。常用標(biāo)識(shí)有圓點(diǎn)（?）、圓圈（○或●）、方塊（□）、三角形（△）等，編者選擇一種，一以貫之。

（五）標(biāo)注頁(yè)碼

首先把列為目錄編制對(duì)象的大小標(biāo)題從正文原樣拷貝到目錄中，形成目錄初稿。再按照確定的目錄編排體例，對(duì)目錄稿進(jìn)行編排，形成目錄。待大小標(biāo)題定位后，方可標(biāo)注頁(yè)碼。頁(yè)碼標(biāo)注在分目（次分目）或條目上。

（六）反復(fù)核校

目錄頁(yè)碼編好后，年鑒內(nèi)容一般情況下不能再動(dòng)。如確有必要修改調(diào)整，要做到正文與目錄同時(shí)修改。在印刷年鑒稿前，編輯部要再一次將目錄與正文進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。