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三、年度性

地方綜合年鑒以年為限，要求條目選題選材主要記述年度內(nèi)發(fā)生、發(fā)展的情況，一般不追溯歷史，對(duì)未來也不展望、預(yù)測。選題相對(duì)穩(wěn)定，逐年更新內(nèi)容。年度內(nèi)發(fā)生的大事、要事、特事、新事，則設(shè)立新條，從標(biāo)題和內(nèi)容都突出一個(gè)“新”字。對(duì)尚在計(jì)劃之中，年度內(nèi)未付諸實(shí)施的事，不予記載。已取得重要階段性成果的跨年度項(xiàng)目，可以設(shè)立條目反映。

地方綜合年鑒條目的年度性有三種常見形態(tài)：

一是記述年度內(nèi)的一個(gè)事類，一般為某一方面的經(jīng)常性工作，或生產(chǎn)經(jīng)營、事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，沒有明確的發(fā)生時(shí)間，或僅有大致的月度提示。這類條目按年度性縱向切斷，每年都設(shè)立，成為數(shù)量眾多的穩(wěn)定性條目。二是記述年度內(nèi)發(fā)生的一個(gè)事件，有精確時(shí)段，具體到月、日甚至到時(shí)。這類條目具有相當(dāng)?shù)牡湫托?，是常編常新的?dòng)態(tài)性條目。三是記述年度內(nèi)之事，內(nèi)容中包含回溯性的跨年度資料。許多條目對(duì)首次出現(xiàn)的事物往往做簡要的歷史回顧，如上溯到中華人民共和國成立初期其至更遠(yuǎn)。有些反映某一建設(shè)項(xiàng)目、某個(gè)機(jī)構(gòu)的條目，時(shí)間跨度也擴(kuò)大至工程開工和機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間。所有這些，都是從資料的完整性出發(fā)，反映事物的來龍去脈。但反映跨年度資料，應(yīng)以年度為基礎(chǔ)，突出條目的年度特點(diǎn)。

四、易檢性

地方綜合年鑒作為具有工具書性質(zhì)的年度資料性文獻(xiàn)，在編纂上必須方便讀者查考。地方綜合年鑒條目的易檢性體現(xiàn)在三個(gè)方面。

（一）獨(dú)立成篇，設(shè)條方式靈活

條目直接反映年度內(nèi)容，每個(gè)條目都是一篇完整的說明文或記敘文，以獨(dú)立資料載體的形象出現(xiàn)在讀者面前。每個(gè)條目都有說明主題的事實(shí)和數(shù)據(jù)。記事條目一般能做到時(shí)間、地點(diǎn)、事主、事情、原因和結(jié)果各項(xiàng)要素齊全。這些要素，又嚴(yán)格限定在主題范圍之內(nèi)。同時(shí)，條目與條目之間，互相并列，處于框架結(jié)構(gòu)中的同一層次，讀者可以條目為直接檢索對(duì)象。

地方綜合年鑒中的類目、分目層次，主要是為條目進(jìn)行分類編排而設(shè)置的，它們對(duì)方便讀者檢索起引導(dǎo)作用。以資料主題立目，設(shè)條方式具有較大的靈活性，既可以按學(xué)科（知識(shí)）分類體系選取主要組成部分和獨(dú)立概念來設(shè)條，也可以按對(duì)應(yīng)領(lǐng)域年度內(nèi)的大事立目，或者把上述兩種立目方式并存于同一分目之中。在分目統(tǒng)領(lǐng)下，按不同立目方式設(shè)立的條目能合理地并存，滿足人們的檢索需要。

（二）有嚴(yán)格的內(nèi)容要素規(guī)范和記述程序要求

條目編寫有嚴(yán)格的規(guī)范，要保證全書條目協(xié)調(diào)一致。首先，條目主題是單一主題。一個(gè)條目對(duì)應(yīng)一個(gè)單一的資料主題，而不包含多個(gè)并列或不并列的主題，條目與主題是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。以單一主題立目，一個(gè)條目只講一類事物，或事物的一個(gè)方面、一種情況、一次活動(dòng)，使主題具有專指性和排他性，讀者不論是從目錄還是索引等檢索途徑，都能快速、準(zhǔn)確地查到所需資料內(nèi)容。其次，條目釋文內(nèi)容要素比較規(guī)范，并按一定的記述程序?qū)懽?。如人物條目，內(nèi)容記述一般分為兩個(gè)層次：一是交代人物的基本情況，包括姓名、性別、民族、出生年月（逝世人物還應(yīng)注明卒年）、學(xué)歷、現(xiàn)任職務(wù)或職稱等；二是記述人物的行為活動(dòng)，包括主要經(jīng)歷、主要事跡或重大貢獻(xiàn)等。

（三）規(guī)范條頭，突出主題

從條目本身來看，條頭的制作為可檢易檢的關(guān)鍵。條頭一般要求在準(zhǔn)確概括內(nèi)容主題的基礎(chǔ)上，做到個(gè)性突出、簡明扼要、方便檢索。中心詞注意選用通識(shí)度高的詞或詞組，且盡量前置，以突出主題，吸引讀者注意。條頭是編制主題索引的基礎(chǔ)，把條頭的中心詞提煉、抽取出來成為主題詞，并按照一定規(guī)律排列，能使讀者對(duì)需要的內(nèi)容查得到，查得快，讀得容易。