首 頁 淺談資料在方志工作中的作用
方志是系統(tǒng)記載各地自然、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科學(xué)、技術(shù)、社會、歷史狀況的重要文獻(xiàn)典籍。方志以其所載信息量大，堪補(bǔ)史書之闕，具有存史資治、利國益民的功能。它源遠(yuǎn)流長，亙貫古今，延續(xù)不衰，卷帙浩繁，歷來被視為中華民族文化寶庫中的瑰寶。中國地方志以起源早、持續(xù)久、類型全、數(shù)量多而享譽(yù)于世界。中國在2000多年前在儒家經(jīng)典著作《論語》中就開始對文獻(xiàn)有所認(rèn)定。據(jù)今人的考訂,認(rèn)為地方文獻(xiàn)最早受到重視的是1941年圖書館界前輩杜定友先生在韶關(guān)任廣東圖書館館長時(shí)，他規(guī)定地方文獻(xiàn)應(yīng)包括史料、人物、出版三方面（雖然這一說法不太準(zhǔn)確）。據(jù)《中國地方志聯(lián)合目錄》的統(tǒng)計(jì),僅保存至今的宋至民國時(shí)期的方志就有8264種,11萬余卷,占中國古籍的十分之一左右,而實(shí)際數(shù)字尚不止于。據(jù)統(tǒng)計(jì)截至2000年11月,已出版面世的新編三級志書,有4000余部。
過去資料管理的科學(xué)性、重要性往往容易被人們忽視。資料工作的滯后嚴(yán)重地影響了方志工作的進(jìn)程和志書質(zhì)量，大大降低了資料的利用率，使資料的功能不能更好地發(fā)揮作用，由此地方志資源不能被社會充分利用。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的迅猛發(fā)展和地方志事業(yè)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的思維方式和運(yùn)作模式已無法適應(yīng)今天的工作環(huán)境，在總結(jié)資料管理工作的經(jīng)驗(yàn)與不足的同時(shí)，如何提高資料管理水平，充分發(fā)揮其功能，更好地服務(wù)于方志工作，值得我們認(rèn)真研究和探討。
一、 資料管理對方志工作的重要性
在各地區(qū)修志機(jī)構(gòu)剛剛建立時(shí)，由于受到人員、經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)施等因素影響，從很大程度上制約了資料工作的開展，資料的管理功能沒有得到充分發(fā)揮，因此，對修志工作的幫助和促進(jìn)是非常有限的。僅從資料管理工作來看：第一、其時(shí)間跨度大、對資料的挖掘、整理力度不夠，造成一些歷史資料的斷檔和空白；第二、資料的精確度把握不夠。有些資料在文字表述上不夠精練，冗余度高。對事物的記載不夠全面，只重現(xiàn)狀，缺乏歷史資料的記載，有的甚至造成一些資料性失誤，大大降低了志書的資料價(jià)值；第三、個(gè)別志書在圖片資料的選用上把關(guān)不嚴(yán)，照片的主題不夠鮮明、內(nèi)容也很平庸，有失志書的莊重和嚴(yán)謹(jǐn)。近年來，全國各省、自治區(qū)、直轄市和部分縣、區(qū)修志機(jī)構(gòu)先后編輯出版了各類《年鑒》、《資料匯編》，更是方志工作中重要的資料來源，與志書形成互補(bǔ)。因此，地方志資料管理工作應(yīng)該是修志工作中一項(xiàng)長期的、十分重要的基礎(chǔ)性工作。它既服務(wù)于修志，更要面向社會各階層，提供寶貴的地方志信息資源服務(wù)，為人類的文明、進(jìn)步所利用。
二、 如何提高資料管理工作水平
資料管理要想挖掘自身的潛能，提高對方志工作的服務(wù)水平，就必須借助現(xiàn)代高科技手段和科學(xué)的管理方法，提供方便、快捷、準(zhǔn)確的資料信息，逐步拉近與方志工作的距離。根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，資料管理工作已逐漸走向正規(guī)劃、科學(xué)化、系統(tǒng)化進(jìn)程。第一、 資料信息的收集。資料信息的收集是方志工作中資料的積累。地方志信息具有很強(qiáng)的專業(yè)性，收集時(shí)應(yīng)把握其實(shí)用性、完整性、連續(xù)性、以及科學(xué)性原則。?第二、資料管理軟件的應(yīng)用及資料整理。資料管理軟件的運(yùn)行改變了舊的工作環(huán)境，它便于資料信息的網(wǎng)上發(fā)布、查詢、登記、以及統(tǒng)計(jì)等方面工作。?資料整理是資料管理工作中一個(gè)十分重要的組成部分，也是管理過程中的高級階段，它是對資料進(jìn)行再利用或二次開發(fā)，從根本上改變了過去資料管理工作只注重收藏、管理，而不生產(chǎn)信息產(chǎn)品的運(yùn)作模式，從而提高了服務(wù)檔次，拓寬了服務(wù)項(xiàng)目。資料整理工作還具有很好的市場發(fā)展前景，它可以獨(dú)立成書、也可制作成電子讀物或以網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布。
三、 加強(qiáng)管理人員自身素質(zhì)和資料信息交流
隨著方志工作的穩(wěn)步推進(jìn)和信息技術(shù)的不斷提高，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的資料管理人員隊(duì)伍勢在必行。第一、加強(qiáng)內(nèi)部管理。由于過去管理機(jī)制的不健全，目標(biāo)、責(zé)任不明確，加之長期以來在資料管理工作中形成的松散習(xí)慣，致使資料管理水平及工作效率低下。只有加強(qiáng)內(nèi)部管理與監(jiān)督機(jī)制、制定目標(biāo)責(zé)任制、實(shí)行獎懲制度，才能從根本上改變舊的面貌。第二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。知識的陳舊阻礙著現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度，現(xiàn)代管理技術(shù)對資料管理人員的要求又在不斷提高。這就要求我們不斷加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)，組織、舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根本上提高對方志資料的挖掘和整理能力。第三、轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識。觀念的守舊制約著現(xiàn)代化管理的發(fā)展水平。過去，人們對資料管理工作沒有一個(gè)正確的看法，認(rèn)為只是簡單地收藏和管理，工作缺乏挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性。隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，管理技術(shù)的不斷提高，迫使我們必須轉(zhuǎn)變舊的思想觀念，樹立信心。重新認(rèn)識資料管理工作的科學(xué)性、重要性及先進(jìn)性，才能保證現(xiàn)代化管理工作的順利進(jìn)行。
綜上所述，只有認(rèn)識到位、管理到位，不斷研究、努力創(chuàng)新，才能真正提高資料的現(xiàn)代化管理水平。改善資料的收集、整理和利用，提高和貼近方志工作，為資料的充分利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，創(chuàng)造良好的資源環(huán)境使方志工作取得豐碩的成果。
摘自《內(nèi)蒙古史志》2006年第6期
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